Política y Gobierno

El Departamento de Secretaria  se encuentra ubicada  en el Consejo de la Administración Artemisa, en la calle 48  # 2503 entre 25 y 27 (Artemisa)  

COMPOSICIÓN

 La Secretaría del Consejo de la Administración está compuesto por:

• 1 Jefe de la Secretaría,
• 1 secretaria,
• 1 Tecnico en Gestion Documental,
• 1  Primer Especislista,
• 8 Especialistas Municipales de los Organos del Poder  Popular,
• 2 Especialista C en Gestión documental,
• 2 Especialista Superior Territorial de Politicas

     Control de la informacion Clasificada

• 2 Técnicos en gestión Documental.

FUNCIONES

1. Garantizar la planificación de las actividades del jefe de la administración y sus vicejefes, así como la, organización y aseguramiento de las actividades en que estos participen y otras que este indique, con medios informáticos de todo tipo, así como las actividades propias;
2. organizar, el registro, tramitación y control del cumplimiento de las informaciones, disposiciones, acuerdos e indicaciones dirigidas o enviadas por el jefe de la administración;
3. controlar el cumplimiento de los acuerdos del Consejo de Administración provincial, la Asamblea provincial y municipal y del Buró provincial y municipal del PCC;
4. contribuir en la labor de asesoramiento y control del cumplimiento de los documentos rectores por las unidades organizativas de la administración municipal y entidades subordinadas;
5. preparar, circular, archivar y controlar la documentación necesaria para las sesiones del Consejo y demás reuniones del jefe de la administración y sus vicejefes;
6. certificar los acuerdos y documentos emitidos por el Consejo, el jefe y vicejefes de la administración municipal;
7. ejecutar el procesamiento de la documentación enviada al jefe de la administración garantizando la integridad y correspondencia de la información enviada con la solicitada en los casos que corresponda;
8. garantizar que las informaciones dirigidas al jefe de la administración se presenten oportunamente y en los plazos y formas establecidas, así como aquellos documentos que deben ser enviados a los Órganos Superiores del Partido, Estado y el Gobierno;
9. organizar,  registrar, tramitar y controlar la ejecución y cumplimiento de los acuerdos adoptados por el Consejo y de las disposiciones emitidas por el Jefe, Primer Vicejefe y Vicejefe;
10. controlar y dar seguimiento a tareas priorizadas y objetivos fundamentales de la administración; por encargo del jefe;
11. controlar la asistencia a las sesiones del Consejo de sus integrantes, así como su adecuada participación;
12. controlar, registrar y clasificar la información dirigida al Jefe, Primer Vicejefe y Vicejefe, presentándola en los plazos y forma establecidos;
13. garantizar la planificación, organización y aseguramiento de las reuniones del Consejo, de los jefes, directores y de las actividades que le encarguen el Jefe, Primer Vicejefe y Vicejefe, coordinando su aseguramiento material y de servicios;
14. estudiar, revisar, analizar y preparar los documentos y propuestas que se presenten a las decisiones del Consejo, del Jefe, Primer Vicejefe y Vicejefe de la administración municipal;
15. asesorar al Jefe, Primer Vicejefe, al Vicejefe y al resto de los jefes de órganos de dirección de la administración en los asuntos encargados por el Consejo;
16. asegurar, organizar, custodiar y actualizar las bases de datos, controlando que se garanticen las copias de seguridad necesarias y se asegure el patrimonio documental de la administración local y de su consejo de la administración;
17. coordinarel aseguramiento material y de servicios de las oficinas del jefe y sus vicejefes;
18. organizar los despachos del jefe de la administración local con los jefes subordinados, registrando y controlando los acuerdos derivados;
19. planificar y supervisar el trabajo que realizan las secretarias de la oficina del jefe de la administración y los vicejefes y atender a cuantas personas necesiten entrevistarse con ellos, así como las quejas, planteamientos y reclamaciones de la población dirigidas a la administración municipall; y
20. coordinar y controlar las tareas que se deriven de las acciones conjuntas con las organizaciones políticas y de masas.

ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DEL JEFE DE UNIDAD ORGANIZATIVA.

 De las atribuciones y obligaciones comunes de los jefes y segundos jefes de direcciones y departamentos independientes.

Los jefes y segundos jefes de los Órganos de Dirección tienen las atribuciones y obligaciones comunes siguientes:

1. Cumplir y exigir lo dispuesto en las normas y disposiciones legales que dicten los órganos superiores del Estado y Gobierno y jefes de los organismos de la Administración Central del Estado en cumplimiento de sus facultades;
2. ser personalmente responsable del cumplimiento de las atribuciones y obligaciones, tareas y actividades encargadas a la unidad organizativa que dirige;
3. ostentar la representación de la unidad organizativa que dirige;
4. participar, según corresponda, en la elaboración de informes de rendición de cuenta del órgano al Consejo de Administración Provincial, a la Asamblea municipal del Poder popular y al Consejo de la Administración municipal;
5. Emitir, en el marco de su competencia y facultades orientaciones e indicaciones sobre la actividad que dirige; establecer las normativas y procedimientos metodológicos relacionados con las actividades funcionales que tiene como misión;
6. responder, en su ámbito de competencia, por las actividades relacionadas con la preparación para la defensa y las medidas de defensa civil; asegurar y controlar la ejecución de dichas actividades en su unidad organizativa, según lo dispuesto;
7. exigir y cumplir las medidas establecidas en materia del secreto estatal, protección física y seguridad y salud del trabajo en su unidad organizativa, y controlar su cumplimiento;
8. exigir y controlar la adecuada utilización de los recursos humanos, materiales y financieros asignados a la unidad organizativa que dirige;
9. evaluar y controlar, en el límite de sus facultades y responsabilidades, la gestión de sus órganos y cargos subordinados;
10. cumplir, según el procedimiento vigente, la política y el trabajo con los cuadros, realizar la formación, superación y desarrollo de sus cuadros, promoviendo una adecuada política de estimulación y planes de capacitación o recalificación;
11. proponer movimientos de cuadros de los órganos subordinados, en correspondencia con la legislación vigente;
12. contribuir al desarrollo político e ideológico de los trabajadores de su unidad organizativa;
13. proponer la misión y funciones y estructura de la unidad organizativa y órganos subordinados que dirige, así como las atribuciones y obligaciones de los jefes y personal subordinado, en correspondencia con las indicaciones recibidas;
14. dirigir las actividades de su unidad organizativa sobre bases científicas; asegurar la dirección de la unidad organizativa conjugando su carácter colectivo y el mando único, así como promover y estimular la iniciativa y participación activa de sus subordinados y de las organizaciones sociales y de masas;
15. crear grupos de trabajos y otras formas y asignarle tareas a los trabajadores propios de la unidad organizativa que dirige;
16. reclamar el conocimiento y solución de cualquier asunto que conozcan los trabajadores de la unidad organizativa que dirige;
17. mantener relaciones de colaboración y coordinación con otros jefes de unidades organizativas, organismos y organizaciones sociales y de masas;
18. participar, de acuerdo con el procedimiento establecido en la elaboración, del anteproyecto de Presupuesto para el sistema del Organismo y en particular para el que corresponde a la unidad organizativa por la cual responde y una vez aprobado, controlar y evaluar su ejecución;
19. enfrentar las manifestaciones de corrupción e ilegalidades, reforzando la prevención y cumpliendo de las diferentes regulaciones que en este sentido sean emitidas;
20. realizar personalmente el control de sus subordinados sobre el cumplimiento de sus atribuciones y obligaciones;
21. mantener informado al responsable de su área funcional acerca de las actividades que dirige;
22. mantener un comportamiento ético y ejemplar en sus relaciones con los demás trabajadores
23. cumplir y propiciar el cumplimiento del Código de Ética de los Cuadros, tomando las medidas necesarias en casos de incumplimiento;
24. cumplir lo establecido en el Reglamento Orgánico y el Manual de Funcionamiento Interno del Organismo en lo que corresponda;
25. elaborar y controlar el cumplimiento del Plan de prevención a la corrupción, el delito y las ilegalidades de unidad organizativa;
26. establecer y actualizar el sistema de control interno en el marco de su competencia, según las normas y disposiciones requeridas;
27. responder por el sistema de información de la unidad organizativa que dirige, como parte integrante del sistema de información del Organismo, cumpliendo las normativas jurídicas y técnicas establecidas;
28. convocar a reuniones, despachos, intercambios de experiencias y a otras actividades, a los jefes y trabajadores de los departamentos y órganos subordinados;
29. dirigir la  planificación anual y mensual de  su  unidad organizativa y, una vez aprobado, controlar su cumplimiento; aprobar los planes de trabajo de los órganos y personas que tenga subordinados;
30. exigir y controlar la elaboración de normas y procedimientos que respalden o actualicen las funciones de su unidad organizativa y las atribuciones y obligaciones de los jefes de departamentos y órganos;
31. exigir a los trabajadores de su unidad organizativa la elaboración, cumplimiento y control del plan de trabajo, así como en la solución de los problemas que se presenten;
32. exigir y controlar el desarrollo técnico-profesional de sus trabajadores;
33. exigir a los  trabajadores  que  integran  la unidad organizativa que dirige, el cumplimiento de la disciplina laboral y el aprovechamiento de la jornada de trabajo;
34. proponer la aplicación de medidas disciplinaria a los infractores según lo establecido en los reglamentos del Organismo, en correspondencia con el Reglamento Disciplinario Interno;
35. exigir la protección cuidado y conservación del patrimonio estatal de la unidad organizativa bajo su responsabilidad;
36. dar respuesta oportuna a las quejas, planteamientos y peticiones de la población en el término establecido y tomar las medidas para solucionar y erradicar las deficiencias planteadas;
37. mantener las relaciones de trabajo, en el marco de sus límites y competencias, con los órganos de dirección de las administraciones provinciales y municipales;
38. atender las entidades subordinadas asignadas por el Jefe;
39. mantener informados a los trabajadores de los principales asuntos de la unidad organizativa, ajustándose a las regulaciones existentes: y
40. representar al Jefe o Vicejefes de la administración local en aquellas actividades que le sean expresamente delegadas